Description du poste
Sous la responsabilité du directeur général, le responsable des opérations senior est chargé de la gestion et du fonctionnement quotidiens et efficaces de la galerie. Ce poste apporte un soutien administratif, opérationnel et en matière de ressources humaines afin de garantir le bon fonctionnement de l'organisation et d'offrir une expérience positive au personnel, aux bénévoles, aux visiteurs, aux artistes, aux donateurs et aux parties prenantes. Le responsable des opérations senior joue un rôle central de coordination entre les différents services et soutient la mise en œuvre des politiques, des procédures et des priorités stratégiques de l'organisation.
Responsabilités principales :
Administration et gestion des services administratifs
- Superviser le fonctionnement quotidien du bureau de la galerie.
- Élaborer, mettre en œuvre et assurer la maintenance des systèmes administratifs, des procédures et des pratiques de gestion des dossiers.
- Coordonner le matériel de bureau, les fournitures et les prestataires de services.
- Gérer le personnel chargé des locations et contribuer à la coordination des événements organisés dans ces espaces.
- Veiller à la bonne gestion des demandes de location reçues et à la réactivité des réponses adressées aux parties prenantes internes et externes.
- Gérer les calendriers de l'organisation et coordonner les plannings de réunions selon les besoins (par exemple : événements internes, congés, formations, etc.).
- Rédiger la correspondance, les rapports, les présentations et tout autre document requis par la direction.
- Assurer le soutien administratif au directeur général et à l'équipe de direction.
- Coordonner l'organisation des réunions du conseil d'administration et des commissions, ainsi que la préparation des documents et la tenue des procès-verbaux.
- Préparer les ordres du jour, les dossiers de réunion et les comptes rendus, selon les besoins.
- Tenir à jour les registres de l'entreprise et la documentation relative à la gouvernance.
- Assurer les services aux visiteurs et le soutien aux événements grâce à la gestion du personnel chargé des espaces d'exposition et du bon déroulement des événements.
- Coordonner la logistique administrative de tous les événements organisés par la Galerie, notamment la planification, l'attribution des espaces et la location de matériel.
- Collaborer avec le responsable de la sécurité et des installations afin de coordonner tout changement ayant une incidence sur les opérations quotidiennes, le personnel et les règles en matière de santé et de sécurité.
- Soutenir les activités visant à impliquer les donateurs, les membres et les parties prenantes grâce à une coordination administrative avec le personnel interne.
Gestion des ressources humaines
- Coordonner les activités liées à l'intégration et au départ des collaborateurs.
- Coordonner les activités liées à l'intégration et au départ des collaborateurs.
- Soutenir les activités de recrutement, notamment la publication des offres d'emploi, la planification des entretiens et la coordination des échanges avec les candidats.
- Participer à la préparation des déclarations de paie, au suivi des congés et à la gestion des absences.
- Soutenir la gestion de la formation et du développement professionnel des employés.
- Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques et procédures relatives au lieu de travail.
Gestion d'actifs
- Coordonner l'entretien des bâtiments, les réparations et les contrats de service.
- Collaborer avec le responsable de la sécurité et des installations afin de coordonner les services et de gérer l'accès aux locaux et aux systèmes de la galerie (par exemple, les clés, les cartes de sécurité et les systèmes de contrôle d'accès).
- Contribuer à garantir le respect des exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
- Assurer la liaison avec les prestataires de services informatiques concernant les besoins et les problèmes techniques.
Qualifications
Éducation
- Diplôme ou licence en gestion d'entreprise, gestion administrative, ressources humaines ou dans un domaine connexe.
- Une combinaison équivalente de formation et d'expérience peut être prise en compte.
Expérience
- Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans des fonctions administratives ou de gestion de bureau, avec des responsabilités croissantes.
- Des compétences avérées en matière de direction
- Expérience dans le domaine des ressources humaines.
- Une expérience dans le secteur associatif, artistique, culturel ou public est considérée comme un atout.
Connaissances, compétences et aptitudes
- De solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
- faire preuve d’une excellente communication écrite et verbale;
- Capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
- Un grand souci du détail et de la précision.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels professionnels.
- Connaissance des pratiques de base en matière de ressources humaines et d'administration.
- Capacité à respecter la confidentialité et à faire preuve de bon sens.
- De solides compétences relationnelles et un sens aigu du service client.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe diversifiée.
Hiérarchie
- Le personnel rend compte à : CEO & Director
- Direct Reports: Centre commercial (boutique de cadeaux), équipe chargée de la location (coordinateur des services de la galerie et assistants), personnel administratif et autres employés, selon les besoins.
