Description du poste
Sous la responsabilité du directeur général, le responsable des opérations senior est chargé de la gestion et du fonctionnement quotidiens et efficaces de la galerie. Ce poste apporte un soutien administratif, opérationnel et en matière de ressources humaines afin de garantir le bon fonctionnement de l'organisation et d'offrir une expérience positive au personnel, aux bénévoles, aux visiteurs, aux artistes, aux donateurs et aux parties prenantes. Le responsable des opérations senior joue un rôle central de coordination entre les différents services et soutient la mise en œuvre des politiques, des procédures et des priorités stratégiques de l'organisation.
Responsabilités principales :
Administration et gestion des services administratifs
- Superviser le fonctionnement quotidien du bureau de la galerie.
- Develop, implement, and maintain administrative systems, procedures, and records management practices.
- Coordonner le matériel de bureau, les fournitures et les prestataires de services.
- Manage staff responsible for rentals and retail center and facilitate growth within those areas.
- Enforce and improve retail center processes and logs for all activities & items.
- Ensure proper management of incoming rental inquiries and timely responses to internal and external stakeholders.
- Maintain organizational calendars and coordinate meeting schedules as required. (e.g. internal events, vacations, training, etc.)
- Prepare correspondence, reports, presentations, and other documentation as needed by senior management.
- Assurer le soutien administratif au directeur général et à l'équipe de direction.
- Provide visitor services and event support through the management of staff responsible for gallery spaces and event operations.
- Coordinate administrative logistics for all Gallery events, including scheduling, space allocation, and equipment rentals.
- Work with the Head of Security & Facilities to coordinate any changes that impact daily operations, staff and Health & Safety regulations.
- Support donor, member, and stakeholder engagement activities through administrative coordination with internal staff.
Gestion des ressources humaines
- Coordonner les activités liées à l'intégration et au départ des collaborateurs.
- Maintain employee records and personnel files in accordance with privacy requirements.
- Soutenir les activités de recrutement, notamment la publication des offres d'emploi, la planification des entretiens et la coordination des échanges avec les candidats.
- Assist with payroll submissions, vacation tracking, and leave management.
- Soutenir la gestion de la formation et du développement professionnel des employés.
- Assist with the creation and implementation of workplace policies and procedures.
Gestion d'actifs
- Coordonner l'entretien des bâtiments, les réparations et les contrats de service.
- Work with the Manager of Security & Facilities to coordinate service and manage access to gallery facilities and systems (e.g. keys, security cards, and access control systems).
- Assist in ensuring compliance with workplace health and safety requirements.
- Liaise with IT service providers regarding technology needs and issues.
Qualifications
Éducation
- Diploma or degree in Business Administration, Office Administration, Human Resources, or a related field.
- Equivalent combination of education and experience may be considered.
Expérience
- Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans des fonctions administratives ou de gestion de bureau, avec des responsabilités croissantes.
- Des compétences avérées en matière de direction
- Experience supporting human resources functions.
- Une expérience dans le secteur associatif, artistique, culturel ou public est considérée comme un atout.
Connaissances, compétences et aptitudes
- De solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
- faire preuve d’une excellente communication écrite et verbale;
- Capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
- Un grand souci du détail et de la précision.
- Proficiency in Microsoft Office Suite and business software applications.
- Knowledge of basic HR and administration practices.
- Ability to maintain confidentiality and exercise sound judgment.
- Strong interpersonal skills and customer-service orientation.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe diversifiée.
Hiérarchie
- Le personnel rend compte à : CEO & Director
- Direct Reports: Retail center (Gift Shop), rental Team (Gallery Services Coordinator & Assistants) , administrative staff, and other employees, as assigned.
To apply, submit a resume and cover letter to HR@beaverbrookartgallery.org. Applications will be accepted on an ongoing basis; only those selected for an interview will be contacted.
